Cuando anunciaron Gmail, los chicos de Google prometieron un programa de correo en el que no se tendría que borrar nunca y que permitiría encontrar con facilidad lo que buscabas. Lo segundo lo cumplieron. De hecho es el correo con mejor buscador incluso dentro de los documentos adjuntos y con una rapidez pasmosa. Pero eso de que no hay que borrar nunca… si recibís mucho correo y no lo borrais nunca, ya sabeis que Google tiene una oferta para superar los 15 Gb que ofrece gratis y para ceñirse a ella cuando la cuenta es grande hay que aprender a administrar Gmail.

Tampoco las búsquedas son tan sencillas como aparentan. Más allá de señalar correos por remitente, fecha, asunto o una palabra concreta… (lo clásico, vamos) escrita en la barra de búsquedas, si queréis administrar Gmail de modo eficiente, hay que recurrir a los comandos, porque con el menú no hay manera.

administrar Gmail logoEn el fondo, son tan sencillos como el Control+C para copiar, el Control+X para cortar o el Control+V para pegar, pero como estos, son propios de programadores y no pensados para el común de los mortales, más habituados a utilizar la barra de menús. Pero cuando les pillas el truco, tienen su lógica. Ahí van algunos:

  1. Buscar por adjuntos:

–para seleccionar los mensajes que tengan archivos adjuntos, hay que poner en la barra de búsquedas “Has:attachment” y darle al intro para que se listen los mensajes.

–si además quieres seleccionar el tipo de archivo adjunto, como PDF o JPG (fotos)… escribe “filename:” y el tipo de archivo. Es decir, “filename:pdf”, “filename:docx”, “filename:jpg”.

2.Buscar en toda la cuenta:

–Gmail, por defecto, busca mensajes solo en la bandeja de entrada. Si quieres buscar el mensaje en cualquier carpeta (Enviados, Spam, Papelera…) sin distinción, has de escribir “In:anywhere” delante de la palabra que buscas.

–Si lo que buscas es un texto en una conversación de chat (un dato, un nombre…) en principio funciona escribir la palabra en la barra de búsquedas, pero si quieres restringirlo solo a las conversaciones, el comando es “Is:chat”, espacio y la palabra que buscas.

–Si lo que buscas es un mensaje que te llegó como copia oculta, Gmail no te lo localizará si no le pones el comando “bbc:”

3. Buscar por fechas:

–Hay toda una serie de comandos para concretar las fechas de búsqueda y borrar, por ejemplo, los mensajes más antiguos. Estos son algunos de los comandos más útiles:

after: (después del)

before: (antes del)

older: (antes del)

newer: (después del)

Así se escribe por ejemplo, after:2004/04/16 (escribe la fecha siempre en el orden año/mes/día). También para administrar Gmail funcionan los comandos “newer_than:” y “older_than:” para acotar lo más nuevo y lo más antiguo. Por ejemplo, “newer_than:2d” (más reciente de dos días).

4. Buscar por tamaño:

Una manera rápida de hacer espacio en la cuenta de correo es localizar los mensajes con adjuntos más grandes y borrarlos si no te interesan. Gmail admite mensajes de hasta 25 Mb, y cuando sobrepasa esta cifra, convierte el enlace en un documento de Drive, una manera fácil de enviar grandes archivos.

Estos son los comandos más habituales: “larger:” (mayor que) o “smaller:” (menor que). Por ejemplo, “larger:5M”.

5. Buscar por palabras eliminando algunas

Si lo que quieres es hacer una búsqueda en la que aparezca una palabra pero elimine otra, tienes que utilizar una regla que también funciona para el buscador y en general en cualquier otro programa y son los comandos de búsquedas boleanas: + (palabra imprescindible y tal cual como está escrita), – (menos ese término), & (esta palabra y esta otra), () para agrupar varios términos sin comas, “” para señalar que algo ha de ser exacto.

Para que todo sea más sencillo, ya que la app original no lo es, algunos desarrolladores han creado extensiones de archivos que, instaladas como pequeños programas que añaden funciones al navegador, hacen que todo sea más sencillo. En el caso de Gmail, si usais Chrome, hay extensiones como Boomerang o Right Inbox, que permiten programar el envío de mensajes desde Gmail, o añadirle aplicaciones de productividad como Remember the Mik que permiten recordar tareas pendientes.

 

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